Registro dei trattamenti e valutazioni d’impatto (DPIA)
Il registro dei trattamenti e le valutazioni d’impatto (DPIA) sono strumenti centrali del GDPR per dimostrare la corretta gestione dei dati personali e la consapevolezza dei rischi connessi ai trattamenti.
Lo Studio assiste imprese e professionisti nella predisposizione, aggiornamento e gestione del registro dei trattamenti e delle DPIA, supportando l’organizzazione nella valutazione del rischio e nella costruzione di un sistema di accountability concreto e difendibile.
Il GDPR richiede ai titolari del trattamento non solo di rispettare la normativa, ma anche di essere in grado di dimostrarne l’effettiva applicazione. In questo contesto, il registro dei trattamenti e le valutazioni d’impatto (DPIA) rappresentano strumenti fondamentali di governo e controllo dei trattamenti di dati personali.
Lo Studio affianca imprese e professionisti nella costruzione e nella gestione di questi strumenti, con un approccio giuridico strutturato e aderente alla realtà operativa dell’organizzazione.
Registro dei trattamenti: mappare e governare i dati
Il registro dei trattamenti consente di avere una visione chiara e aggiornata di come i dati personali vengono trattati all’interno dell’organizzazione.
L’assistenza riguarda:
- mappatura dei trattamenti di dati personali;
- individuazione di finalità, basi giuridiche e categorie di dati;
- identificazione dei soggetti coinvolti e dei flussi informativi;
- verifica della coerenza con informative, contratti e policy.
Un registro correttamente strutturato non è un mero elenco, ma uno strumento operativo di controllo e gestione del rischio.
Obbligatorietà e aggiornamento del registro
Il registro dei trattamenti è obbligatorio nella maggior parte dei casi, in particolare per imprese strutturate e professionisti che trattano dati in modo non occasionale.
Il registro deve essere:
- aggiornato nel tempo;
- coerente con l’evoluzione dei trattamenti;
- allineato ai processi aziendali e agli strumenti utilizzati.
Un registro incompleto o non aggiornato rappresenta una criticità rilevante in caso di controllo.
Valutazioni d’impatto (DPIA): analisi preventiva del rischio
La DPIA è richiesta quando un trattamento può comportare rischi elevati per i diritti e le libertà degli interessati. Non si tratta di un adempimento formale, ma di un’analisi preventiva e strutturata del rischio.
Lo Studio supporta nella:
- valutazione dell’obbligo di svolgere una DPIA;
- analisi dei rischi connessi ai trattamenti;
- individuazione delle misure di mitigazione;
- documentazione delle valutazioni effettuate.
Una DPIA correttamente svolta consente di prevenire criticità, ridurre l’esposizione a sanzioni e dimostrare la responsabilità dell’organizzazione.
Integrazione con il sistema privacy aziendale
Registro dei trattamenti e DPIA devono essere coerenti con:
- informative privacy;
- policy e procedure interne;
- contratti e nomine GDPR;
- misure di sicurezza tecniche e organizzative.
Lo Studio lavora per garantire un sistema privacy integrato, evitando disallineamenti che possono compromettere la tenuta complessiva della compliance.
Collegamento alle altre aree 2B Privacy
Questa attività si inserisce in un percorso più ampio di compliance, che comprende anche:
- consulenza privacy e compliance GDPR;
- informative privacy, policy interne e procedure;
- contratti privacy e nomine GDPR;
- gestione dei data breach;
- servizio di Data Protection Officer (DPO).
Supporto operativo e aggiornabile
La gestione di registro e DPIA non è un’attività una tantum. Cambiamenti organizzativi, nuovi strumenti o nuovi trattamenti richiedono aggiornamenti continui.
Lo Studio offre un supporto strutturato per mantenere questi strumenti attuali, coerenti e difendibili, riducendo il rischio di interventi correttivi tardivi o emergenziali.
Argomenti collegati
L’attività dello Studio in ambito privacy e protezione dei dati si sviluppa attraverso specifiche aree di intervento, ciascuna approfondita in una pagina dedicata.
FAQ
Il registro dei trattamenti è uno strumento previsto dal GDPR che consente al titolare del trattamento di mappare in modo strutturato i trattamenti di dati personali svolti. Serve a dimostrare la consapevolezza, il controllo e l’accountability dell’organizzazione in materia di protezione dei dati.
Il registro dei trattamenti è obbligatorio nei casi previsti dall’art. 30 del GDPR. In particolare, l’obbligo sussiste quando il trattamento:
- non èoccasionale;
- può presentarerischi per i diritti e le libertà degli interessati;
- riguardacategorie particolari di dati o dati relativi a reati e condanne penali.
Anche le imprese o organizzazioni con meno di 250 dipendenti sono quindi tenute, nella maggior parte dei casi, alla predisposizione del registro.
Il registro è predisposto dal titolare del trattamento e, per quanto di competenza, anche dal responsabile del trattamento. Può essere redatto con il supporto del DPO o di consulenti legali specializzati, ma resta sotto la responsabilità del titolare.
No. Un registro correttamente strutturato non è un mero elenco formale, ma uno strumento operativo che consente di governare i trattamenti, individuare criticità e gestire in modo consapevole il rischio privacy.
La valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA), prevista dall’art. 35 del GDPR, è un’analisi preventiva volta a valutare i rischi che un trattamento può comportare per i diritti e le libertà delle persone fisiche.
La DPIA è obbligatoria quando un trattamento può presentare un rischio elevato, ai sensi dell’art. 35 GDPR, in particolare quando:
- vengono utilizzatenuove tecnologie;
- si effettuanomonitoraggi sistematici o valutazioni automatizzate;
- il trattamento riguardasoggetti vulnerabili, come minori, pazienti o dipendenti;
- vengono trattatecategorie particolari di dati su larga scala;
- il trattamento incide in modo significativo sulla sfera personale degli interessati.
La DPIA è svolta dal titolare del trattamento, con il coinvolgimento del DPO, se nominato, e con il supporto di consulenti legali o tecnici qualificati. L’analisi deve essere documentata e conservata.
La mancata DPIA può comportare sanzioni amministrative, contestazioni da parte dell’Autorità Garante e responsabilità in caso di violazioni dei dati personali o contenziosi con gli interessati.
Sì. Entrambi devono essere costantemente aggiornati in caso di modifiche nei trattamenti, nell’organizzazione, negli strumenti utilizzati o nel quadro normativo. Documenti non aggiornati possono risultare inefficaci.
Sì. Lo Studio assiste imprese e professionisti nella revisione, aggiornamento e adeguamento di registri dei trattamenti e DPIA già predisposti, verificandone la coerenza normativa e operativa.
In ambito privacy e protezione dei dati, molte decisioni richiedono chiarimenti rapidi e un confronto concreto. Lo Studio ha sede a Genova, dove è possibile fissare in tempi brevi un incontro in presenza, ma l’assistenza è prestata senza difficoltà anche a clienti che operano fuori dal territorio, garantendo lo stesso livello di disponibilità, continuità e qualità del supporto anche da remoto.
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